Informations pour les équipes
Le 11/12/2018

Bonjour à tous,

Cette année la Vendée Va'a fête sa 10ème édition et toute l'équipe des bénévoles sera heureuse de vous retrouver aux sables d'Olonne du 29 mai au 1er juin 2019.

Cette édition suscite encore plus d'engouement que les éditions précédentes, et certains parmi vous auront à cœur de représenter massivement leur club. En effet plusieurs équipes sont parfois en construction pour un même club. Sur ce point le comité d'organisation précise que l'ordre d'arrivée de la pré-inscription fera office d'ordre d'enregistrement pour l'inscription.

Pour les équipes hors continent européen, l’organisation pourra se charger de la fourniture d’une pirogue. Les demandes seront étudiées dans l'ordre de réception des inscriptions. Pour les équipes situées sur le continent européen, la fourniture d’une pirogue pourra être étudiée selon les disponibilités restantes.

Le règlement 2019 vous est également disponible.

Nous vous attendons nombreux et vigoureux comme chaque année.

Par ce message, nous ouvrons les PRE INSCRIPTIONS à la Vendée Va'a 2019.

Cette année nous innovons : le paiement de l’acompte et toutes les prestations proposées (nuitées supplémentaires, location pirogues, etc....). s’effectueront en ligne via une marketplace que nous étudions en ce moment. Toutes vos réservations se feront via cette plateforme en lien avec le site Vendée va'a. Elle sera ouverte et opérationnelle fin décembre.

Mais dès aujourd’hui, nous attendons en retour et par MAIL votre pré-inscription : - une lettre d'engagement des équipes à participer à l'édition 2019 - le nom de l'équipe, les coordonnées complètes du Président et/ou capitaine.

D’ici à fin décembre, nous vous transmettrons le lien de la marketplace pour S'INSCRIRE définitivement en complétant le formulaire habituel et en payant l'acompte de 750€.

Mais avant de vous inscrire, il est important que vous ayez toutes les informations utiles. Cette édition sera organisée selon le format désormais traditionnel en 3 étapes pour les équipes masculines – départ et retour des Sables d’Olonne.

Nouveauté 2019, les équipages féminins participeront aux 3 étapes de la course, sur une distance de 15 km par jour soit une distance totale de 45 km.

Nous devons prendre des engagements auprès de nos prestataires afin d’organiser correctement l’épreuve. Nous devons confirmer ceux-ci, le 31 Janvier 2019.

En effet, la capacité d’hébergement et le nombre de pirogues mises à disposition pour les équipes étrangères sont limitées. Nous recommandons vivement à toutes les équipes européennes de venir avec leur pirogue.

Comme indiqué ci-dessus, les pré-inscriptions seront retenues par ordre d’arrivée pour l’ensemble des équipes.

La liste définitive des équipes retenues pour participer à la Vendée Va’a 2019 sera communiquée par mail à tous les clubs qui se sont manifestés dans la semaine qui suit la date de clôture des inscriptions.

ATTENTION: Nous vous demandons de prendre connaissance du règlement avant votre pré-inscription. Le comité organisateur se réserve le droit de refuser une équipe qui ne remplirait pas toutes les conditions requises. J'attire votre attention sur les articles 1.3 et 3.2 du règlement. En effet, comme en 2018, votre inscription ne sera définitive et validée que le mercredi 29 mai 2019 si et seulement si les tests de retournement et de flottabilité sont réussis et après vérification de la conformité de tous les points de contrôle sur votre pirogue.

Il est utile de vous rappeler de penser à apporter des poids de lest (article 1,2 du règlement). Votre Va’a doit respecter le poids minimum de 110 Kg conformément au règlement Océan Racing en vigueur.

Ces tests de retournement s’effectueront le mercredi 29 mai entre 9h et 13h. Néanmoins, pour ceux qui arriveront la veille ou l’avant-veille, les tests de retournement s’effectueront par anticipation le lundi ou le mardi. Le parking du Vendée Globe sera accessible pour les pirogues le mercredi matin dès 8h (voire même le mardi après 16h).

Les inscriptions : si le test de retournement est validé par la direction de course, alors les inscriptions sont également officiellement validées . Elles auront lieu le mercredi dès 9h et jusqu’à 17h.

C’est sur le stand des inscriptions et muni de votre « voucher » et facture que vous seront remis tous les documents (bracelets, pass/repas, etc...). En conséquence, il faudra penser à vous munir de tous vos documents de réservations effectuées par internet.

Comme chaque année, nous prendrons en charge pour les compétiteurs et les accompagnateurs :
- les 4 nuitées du mercredi soir au samedi soir au « camping du Bois Soleil » à Olonne sur Mer
- les 4 dîners du mercredi soir au samedi soir inclus
- les collations lors des arrivées des étapes pour les compétiteurs (Jeudi au Samedi) - les petits déjeuners (Jeudi au Dimanche) pour tous.
- Les déjeuners du jeudi au samedi pour les accompagnateurs et remplaçants ( en mer)
- La mise à disposition d'un bateau suiveur pouvant accueillir les 3 remplaçants et un coach.
- La présence d'une équipe médicale et de kinésithérapeutes.

L’organisation ne prend pas en charge :

- les déjeuners des compétiteurs du jeudi au samedi à l’exception de l’eau.
- l'éventuelle location d'une pirogue

Coût par compétiteurs et accompagnateurs :

- Les frais d'inscription ont été fixés à 285 € par rameur/rameuse et accompagnateur inscrits avant le 31.01.2019 .
- Passé cette date, le montant passera respectivement à 305 euros.

Pour toutes les arrivées avant le mercredi 29 mai (18 H) et les départs après le petit déjeuner du dimanche matin, les frais sont à la charge des équipes :

HEBERGEMENT :

* Au Bois soleil (Contacter Évelyne par Mail en précisant date et nombre de personnes concernées.)
* Coût : 23 € par personne et nuitée

RESTAURATION

* Les petits déjeuners, déjeuners et dîners sont de la responsabilité des clubs.
* Pour le petits déjeuners, possibilité de les prendre dans le mobile home ou à la roulotte de Teheiura.

BATEAU SUIVEUR SUPPLEMENTAIRE :

Pour toute équipe de plus de 10 personnes, un bateau supplémentaire doit être envisagé (600 € les trois jours) Le bateau suiveur mis à la disposition par le Comité d’Organisation ne pourra embarquer que 4 personnes).

PIROGUE :

Location d’une pirogue pour les équipes étrangères dès le samedi : 600 €

VAN pour les équipes étrangères :

Location d’un van dès le samedi pour les équipes étrangères : 75 € (location + carburant) par jour. Le Comité d’organisation prenant à sa charge la période de mercredi 29 mai /samedi 1er juin.

Date limite de dépôt des dossiers le 31 janvier 2019.

Un acompte de 750 euros devra être réglé via la plate-forme dès l’ouverture de la plateforme.

Pénalités en cas de désistement ou d’annulation retenus par le Comité d’Organisation :

Avant le 28 février 2019 : 20 % de l'acompte soit 150 euros

Avant le 31 mars 2019 : 40 % de l'acompte soit 300 euros

Après le 15 avril 2019 : 60 % de l'acompte soit 450 euros

A très bientôt